Nenechte schůzky vás ovládat! Vezměte je do svých rukou a udělejte si z nich kámoše

Schůzky, porady a meetingy. Téma věčné nejistoty, respektive prostor pro ni. A přitom stačí tak málo, aby pro vás schůzky byly efektivním nástrojem, který vám vždy pomůže vaši práci dělat lépe. V tomhle #PeopleOps #Letteru bych vám chtěla nabídnout výběr těch nejvíc chytlavých článků, podcastů a videí, u kterých jsem měla pocit, že mi mluví z duše. A věřím, že vám mohou posloužit jako zdroj a opora, pokud se chcete v tématu dobře vedených schůzek, které mají své výsledky, zorientovat, nebo dokonce zlepšit. 

Pokud byste chtěli nějaký z podnětů probrat a zjistit o něm víc, neváhejte se mi ozvat. Můžeme cokoliv společně projít. Pro podporovatele, kteří se chtějí Vzdělávat v PeopleOps, mám i online setkání. Meetingům a štěstí - tématu dalšího měsíce - budeme věnovat první pondělní podvečer v listopadu (tedy 4.11.).

First things first

Začnu tím, že vám do vašich uší nabídnu ještě dva podcasty, které jsou o schůzkách. Jsou báječné, inspirativní a jiné než ostatní, které jsem slyšela:

• 🎧Skvělý rozhovor s autorkou knihy The Art of Gathering, Priyou Parker, krásně připomene, co vše na schůzkách děláme na autopilota a nabídne návody, co s tím jde dělat. Svižné tempo = rozhovor nezabere víc jak 30 minut.
• ⭐🎧V podcastu ReThinking prozkoumával Adam Grant, proč nemáme rádi schůzky a co s tím dělat. Podloženo výzkumy i praxí. Doporučuju. (A jo ke svému intelektuálnímu crushi na Adama Granta se už hlásím i věřejně, ale tenhle rozhovor za to fakt stojí, Adam neAdam!) ⭐
  A mimochodem jako podobné epizody k této od Adama mi Spotify nabízí i jednu z podcastu Fixable, která taky není k zahození.

Proč nás schůzky děsí či nefunguji? A jak tomu předejít?

Najít ten správný balanc mezi koordinací s kolegy a voděním za ručičku u každé drobnosti, je klíčem k jakémukoliv vedení lidí. Obzvlášť pokud pracujete s velice chytrými lidmi zaměřenými na vysoký výkon a zároveň máte na starost i juniornější kolegy, může být tohle bancování plné nástrah. Bez experimentů, a zkoušení toho, co vám bude fungovat se tedy neobejdete.

Už jsme si říkali v podcastech, že základem je vědět proč. Jaký smysl a účel naše schůzky mají. To pak určuje i všechno ostatní. 

• 👀 Baví se si věci kategorizovat, je to trochu umělé, ale pro zaměření pozornosti a přemýšlení o schůzkách mi to přijde jako efektivní nástroj. I proto přišel na řadu v obou našich rozhovorech o schůzkách. A i tento text z Harvard Business Review vychází z premisy, že jsou tři různé druhy schůzek - transakční, vztahové a adaptační. Ukáže vám, jak se na tyto tři různé typy meetingů připravit.
• ⭐ Proč se setkávat a co od schůzek potřebujeme je první věc, kterou si musíte dobře rozmyslet. Ale není to jediné, čemu věnovat pozornost. Pokud máte rádi strukturované návody a chtěli byste z celého #PeopleOps #Letteru otevřít jen jeden odkaz, pak doporučuju právě tenhle text od Jurriaana Kamera!. Pomůže vám odblokovat vaše meetingy. ⭐Je super návodný. Poradí mimo jiné i jak začít budovat kulturu vašich týmových meetingů tak, aby vám všem usnadnili dosahování výsledků. Přeci jen, jak Jurriaan píše, schůzky jsou klíčové pro koordinaci, spolupráci a vytváření smysluplných postupů. ⭐
• 👀 Nejhorší jsou schůzky, ze kterých máte pocit, že je nikdo nepřipravil a nikdo je neřídí. Proto jsou přípravy tak důležité. I když zabírají čas, vyplácí se, píší autorky tohoto textu o přípravě na schůzku. Dobře vedená porada totiž pomůže posílit váš neformální vliv, urychlit klíčové projekty a další spolupráci v týmu. A i když v textu najdete tipy, jak postavit obsah schůzky včetně jednoho templatu k vyzkoušení, tenhle článek je jen o tom, jak sestavit skvělou meeting agendu. Inspirativní jsou oba.
• 👀 Až moc často se na schůzkách soustředíme na srozumitelnost pro méně zkušené kolegy. Tohle je můj oblíbený text, který shrnuje, jak pracovat s těmi, co už vést za ruku nepotřebují (v angličtině high-performers). Ukáže vám, jak je na schůzkách neztratit i doporučuje nastavení týmového rytmu schůzek, který jim dá dost prostoru soustředit se na jejich obor, specializaci a odvedení práce..
• 👀 Chcete jednoduchý template na to, jak se připravit na schůzky? Ryan Peterman takový jeden nabízí. Proskenujete ho za 30 vteřin 🙂 

One-on-ones: Nejčastěji budí otázky, přitom nejsou žádná věda

Tohle je jedno z nejčastějších témat, které řeším nejen u koučování, ale i s kamarády u kávy či sklenky vína. One-one meetingy. Budí rozruch, způsobují neklid. A to jak u začínajících, tak zkušených manažerů. Když se o nich bavíte, vypadá to, že každému je jasné, že do našich kalendářů patří. Ale až moc často jsou někde na spodu našich priorit, a i proto je tak lákavé a možná příliš snadné je zrušit. Ještě horší, než si přiznat, že jim nedáváme dost pozornosti je tvrdit, že na daný týden nemáme žádnou agendu, rozuměj věci k řešení. A tak jedna-jedna schůzku vynecháme. Jednou, pak podruhé, pak potřetí… A najednou, jakoby z ničeho nic, se nám v mysli vynoří jasná pochybnost o tom, jestli vůbec dávají smysl. Možná jednu či druhou situaci sami znáte.

A nebo si možná onu otázku kladete jinak - Jak one-2.ones udělat fakt dobře. Být efektivní. Být si jistý, jaká témata na 1-1 patří. Možná se trápíte tím, jak na schůzkách svého kolegu rozmluvit, nebo jak si zajistit, že po schůzce odcházíte s tím, co potřebujete mít. Pokud chcete rychlý a jednoznačný návod, nečekejte ho. Na každého z nás fungují jiné věci. Ale mám pro vás dobrou zprávu! Zrovna na téma 1-1 schůzek existuje na internetu snad miliarda zdrojů (jen na Mediu najdete tohle a to je jen jedna z platforem, kde dobrý text poznáte i podle počtu přečtení/follow či odběrů). Takže doporučuju čerpat inspiraci. A pak experimentovat. Zkoušet různé věci, které vám přijde, že by na toho či onoho kolegu/kolegyni mohly v tom, co potřebujete, zabrat! A když to nevyjde napoprvé? Nebojte se vyzkoušet něco jiného. Taky o své zkušenosti mluvte - se svými kamarády, nebo šéfem. Nebo si najděte někoho z venku, kdo vám může pomoci nejen s novou inspirací, ale i s reflexí toho, jak se vám daří. Hlavně to se sebou nevzdávejte po prvním neúspěchu. Nebojte se věci zkoušet, buďte zdravě zvědaví a zvídaví. Tak cestu, která vám přinese výsledky, najdete.

Kde v té záplavě zdrojů o 1-1s začít?

• 👀 Autorka knihy o Radikální upřímnosti, Kim Scott radí 7 věcí, které z vás na schůzkách udělají lepšími šéfy. Mimo jiné krásně ukazuje, že agendu si na 1-1 neurčuje šéf, ale ten, kdo za ním přichází. I proto je tak důležité, abyste jako šéfové své jedna-jedničky (pokud možno) nerušili. Minimálně pokud vám na vašem týmu a lidech v něm, záleží. Kim také nabízí i “follow-up” otázky, které můžete pokládat, abyste ukázali, že opravdu aktivně nasloucháte a jste na dané jedna jedničce plně přítomni. Rozhodně doporučuju přečíst!
• 👀 Tohle je můj oblíbený článek z Harvard Business Review, který ukazuje, že když se vám na 1-1 schůzku nechce, nemáte vymezený čas čím naplnit, nebo z ní odcházíte vyčerpaní, jsou to všechno signály nefungujících schůzek. Nedávejte před nimi hlavu do písku,. Raději si přečtěte tyto konkrétní rady od leadership koučky, Jen Darry. Zabere to sotva 10 minut soustředěného čtení (pro ty, co texty scanují tak 3 minuty 😉 )
• 💡Pokud máte raději praktické pomůcky než témata k zamyšlení, Adam Sobotka pro vás na svém LinkedInu posbíral různé vzory a templaty pro vedení 1-1. Koukněte a inspirujte se!
• 💡 Template pro reflexi efektivity porad zase sdílel Jezevec, Petr Pouchlý.
• 📽️ Skondr věnoval 1-1 meetingům taky jeden ze svých Restart talků. Je to asi 15 minut a zase trochu jiný pohled než od Kimm Scott, tak si vyberte, jaký přístup vám sedí líp.

💡Tip: Mějte svůj kalendář pod kontrolou

80 % dospělé populace má pocit, že má málo času na vše, co chce stihnout. Moje oblíbená průpovídka na toto téma je, že každý z nás má přesně tolik času každý den, jako měl Leonardo Da Vinci, matka Tereza, nebo třeba Steve Jobs. Jak se svým časem naložíme, je to rozhodující. Moje nová oblíbená citace je od Jima Kwika a přivezla jsem si ji z #BrandMinds2024: “Life is the C between B and D. Where B is Birth and D is Death. Life is the C. The sum of Choices we make.”

Knížek k tomu, jak řešit osobní produktivitu a time-management, je taky nespočet. Ale žádná z rad vám nebude fungovat, pokud ji nebudete věřit. Respektive pokud nebudete chápat, proč tu či onu věc vlastně děláte, k čemu vám je dobrá, co vám má přinést. A proto bych vám tady ráda ukázala, jak jinak se dá přemýšlet o tom, jak si skládáte schůzky do kalendáře. Tohle je cesta Ondry Krátkého a mě dost baví. Tak třeba bude inspirací i pro vás :)

Žijeme v hybridní době

Možná si říkáte, že tohle všechno je hezké, ale že od doby, kdy se většina vašich schůzek přesunula do onlinu, nic z toho, co vám fungovalo dříve, už teď nezabírá. Máte pravdu. Hybridní práce proměnila i svět schůzek. Což je název i dalšího článku z HBR, který bych vám doporučila přečíst. Podle průzkumu společnosti Microsoft 68 % zaměstnanců tvrdí, že během pracovního dne nemají dostatek času na nerušenou soustředěnou práci. Výzkum dále ukazuje, že až jedna třetina schůzek je pravděpodobně zbytečná. Snižuje se taky aktivita lidí, jejich aktivní účast na schůzkách. Jednak platí, že jen 10 % lidí z organizace je svolavateli více než 50 % všech schůzek v dané firmě. Jednak nižší zapojení na on-line schůzkách demonstrují i vypnuté kamery. Že jsou dobrým indikátorem toho, jak je daný člověk považuje za neefektivní popisují autoři spolu s dalšími čísly ve své studii. Fascinující čtení, které moc doporučuju. 

Chcete světlo na konci tunelu a nějaké jednoduché poučení z článku? Asi je vám jasné, že tak snadné to nebude. Hlavním poselstvím autorů studie je, že i hybridní spolupráci a schůzkám se musíme učit. Takže zase práce, žádná rychlá pilulka, co vše na počkání opraví. A kde začít? Kultivujte si kulturu meetingů (už chápete, proč jsme si s Martinem povídali o firemní kultuře a schůzkách?). Ukazujte a vysvětlujte, jak vypadá dobrá schůzka. Tyhle best-practices pak sdílejte, mluvte o nich a snažte se o ně vy sami co nejčastěji. Také samozřejmě dejte na data a sbírejte podklady pro to se zlepšovat! 

Doporučuju. Přečtěte si

Pozornému čtenáři neunikne, že název téhle knížky i jméno jeho autorky už jsem v tomto #PeopleOps #Letteru zmiňovala. Za mě je to nejen dobrá kniha, která do vaší knihovničky ke všem knihám s návody na to, jak být produktivnější, přinese i ono zásadní proč se scházet. Rozbije vaše autopiloty v tom kdy a s kým se potkávat. Až pak bude řešit ono jak se setkáváme. Samozřejmě, že má kniha daleko širší kontext než jen pracovní porady. 

Pokud byste chtěli vyloženě knihu z pracovního prostředí, doporučím v #PeopleOps #podcastu zmiňovanou Death by Meeting. Knihu pro manažery, kteří chtějí na schůzkách snížit frustraci a pro své týmy vytvořit prostředí, kde jim bude dobře a budou se chtít aktivně zapojovat.

Poslechněte si: Schůzky v rámci #PeopleOps

🎙️Schůzkám jsme v #PeopleOps #podcast věnovali dva rozhovory. S Martinem Šafaříkem jsme mluvili o tom, jak schůzky odráží firemní kulturu, jak dobré je mít na nich facilitátora i si ujasnit, proč je svoláváme. S Janou Víchovou jsme se pak bavily o smyslu a hledání způsobů i důvodů, jak smysl do našich schůzek dostávat. Narazily jsme i na vyjednávání o vlastním přínosu na schůzkách. A hlavně na konci našich rozhovorů budeme přinášet i “Výzvu měsíce”.💡 Jednu věc, kterou si následující měsíc zkoušet aplikovat do každodenní praxe. Asi nepřekvapí, že tentokrát je o dostávání vlastního smyslu do schůzek, které vás čekají. 

V obou rozhovorech jsme se bavili i o rozdělení typů schůzek. Pokud máte raději text, než slova, doporučuju krátký článek od již zmiňovaného Jezevce. 👀 Je o očekáváních a tom, jaký typ schůzky, kterou svoláváte, ovlivňuje i to, co by se na ní mělo dít :) 

A taky jsem z obou rozhovorů pro podporovatele připravila i Cheat sheet. 💡Shrnutí toho nejdůležitějšího, co zaznělo v rozhovoru. Jeden vám přikládám.

👂Mimochodem věděli jste, že podcasty můžete pohodlně poslouchat ve Spotify? Ať už jen free verzi, nebo celou epizodu určenou pro podporovatele? Přehrávání obsahu už nemůže být jednodušší! Přesvědčte se sami!
💚+ 🧡=VSL

A pokud #PeopleOps sledujete, určitě bych vám doporučila se 🎙️ vrátit i k rozhovoru se Šimonem Steffalem. Byl sice o nastavování týmových dohod a komunikaci v týmu. Tu ale potřebujete i na schůzkách! A navíc si myslím, že právě o tom, jak by to mělo chodit na týmových schůzkách taky skvěle pojednává. 

👀 Když jsme u týmů, mám pro vás ještě jeden článek z HBR. Je o tom, jaké strategie musíte zapojit, abyste začali budovat ve svém týmu psychologické bezpečí a inkluzivní prostředí. Zkrátka jak to udělat, aby se všichni kolegové mohli do schůzek zapojovat a být na nich aktivní. Takže pokud je tohle vaše téma, věnujte pár minut tomuhle článku a začněte tipy z něj přenášet do své praxe!

Ať už využijete jakýkoliv z výše zmíněných zdrojů, přeju vám, aby vaše schůzky dávaly smysl a přinášely výsledky, které potřebujete a očekáváte.

#vsechnojetoolidech tak na to nezapomínejte! Se svými kolegy o schůzkách, i o tom, co na nich od nich a pro sebe potřebujete, mluvte. Bude se vám dařit víc, než když budete jen předpokládat, že tyhle věci není třeba říkat nahlas.

Příští měsíc se budeme věnovat tématu Štěstí, konkrétně štěstí v práci. Doufám, že se uvidíme 15. října v Kongresáku na 10. ročníku Happiness@Work Live. 

---

Přeju vám, aby vaše schůzky měly smysl a přinášely výsledky!

💙 Ir